Как организовать документооборот и хранение документов в офисе организации

Прежде всего, назначьте одного человека, отвечающего за ведение и хранение документации. Если в Вашем случае это не возможно, то назначьте по одному такому ответственному за документы в каждом подразделении, где их действительно нужно хранить. И помните, что одной из их главнейших задач является не только сбор и сохранение необходимых документов, но и наведение в них должного порядка, включая методическое уничтожение не нужных.

Как это ни странно, но хранение ненужных документов и дубликатов очень часто приводит именно к потере оригиналов документов. А происходит это так. В начале, есть документы с дубликатами и копиями. Затем, когда от этого изобилия начинают страдать, при чистке вместе с ненужными документами уничтожаются и нужные. Например, в место копий выбрасывают оригиналы!

Помните, что на идеальном предприятии, должны храниться только нужные документы, только в течение срока использования и только в единственном экземпляре!

Исключение могут составлять только, разве что, оригиналы учредительных документов, которые никто никогда не выбросит. Договора, декларации, спецификации и уж тем более накладные не нужны в нескольких оригинальных экземплярах. Они могут быть нужны только в момент их подготовки, а затем в нескольких экземплярах для разных подразделений или работников могут понадобиться только копии. А лучшая копия документа, это электронная копия:

  • К ней самый легкий доступ
  • Ее легче обрабатывать
  • Она не вносит хаос в оригиналы документов
  • Она не занимает физического места
  • Ее очень сложно потерять, особенно если в офисе IT-технологии на уровне

Случаи, когда Вам нужны дополнительные оригиналы документов или их бумажные копии для целей хранения очень редки.

Во время работы с документами (при их создании и подготовке) другое дело. Читать распечатанный документ пока легче, чем с экрана. Информация при этом воспринимается лучше. Но это только при работе с документом, а не при его хранении. Завершили работу над документом, распечатали в нужном количестве оригинальных экземпляров, подписали и заверили – с этого момента копии Вам будут только мешать.

Когда у Вас останутся только нужные документы, гораздо легче организовать их эффективное хранение.

Прежде всего, документы надо разделить по папкам по принципу назначения и подобия, соблюдая очередность иерархии.

Понять, удовлетворительна ли Ваша система хранения документации очень просто:

  • Если документы теряются
  • Если на поиски нужно более нескольких минут, даже для тех, кто отвечает за хранение документов
  • Если кто-то не может найти хоть один документ самостоятельно, но должен работать с ним и работает в компании достаточно давно
  • Если дубликаты не отделены от копий и хранятся совместно
  • Если Вам некуда уже складывать документы или они мешают нормальной жизнедеятельности офиса

то применяемая в Вашем офисе система хранения не работает и в документах давно пора наводить порядок!

Если в Вашем офисе все еще используется факс – уничтожьте этого доисторического производителя мусора и путаницы как можно скорее. Времена, когда иметь факс было действительно нужно, закончились тогда, когда в каждом офисе появилась электронная почта, а было это примерно в прошлом тысячелетии! Поверьте, от этого радикального шага Вы ничего не потеряете, только выиграете.

Отсутствие факса, как и печатных машинок, и закупки за наличные является не признаком бедности, а признаком уровня и развитости. И чем быстрее весь мир избавится от этих пережитков, тем жизнь станет проще и лучше.

На многих предприятиях используется согласование документов для их разработки, например, смет, бюджетов или договоров.

Для того что бы организовать эффективное и быстрое согласование нужно:

  • Максимально упростить процедуру согласования, оставив среди согласующих только тех, кто действительно должен что-то сделать, хотя бы проверить. Никогда не ставьте в список согласующих тех лиц, которых нужно просто известить. Извещение о договоре это совсем другой процесс и он всегда мешает процессу согласования
  • Четко разделить разделы документа между согласующими, чтобы было понятно, какой частью кто занимается и на ком за что лежит ответственность
  • Делать хотя бы согласуемые документы предельно простыми и компактными

Только в этом случае можно стабильно согласовывать документы, при этом качественно и в разумные сроки, не превращая весь процесс в фикцию.

Для целей согласования удобно использовать лист согласования, прикалываемы к титульному листу. Для примера согласования договоров он может иметь такой вид:

ФИО/должностьРазделыЗамечанияДата/время полученияДата/время согласованияПодпись
Иванов И.И/ менеджер по продажам

Предмет договора,

Спецификация,

Цены,

Условия оплаты

Нет 11.01.2013 11.01.2013  
Петров П.П/ экономист Калькуляция Нет      
Сидоров С.С/ юрист Калькуляция Текст и оформление всего договора      
           

Адаптируйте этот подход в зависимости от задач согласования на Вашем предприятии.

Если Вы среди согласующих, и не поняли чего-то в согласуемом документе - не стесняйтесь ставить на нем в графе замечаний вердикт «непонятно». Это самый страшный и одновременно полезный вердикт из всех возможных, который означает, что документ никуда не годится по уровню. Если Вы, уполномоченный его проверить не можете в нем разобраться даже в той части, которая Вас касается, то как же в нем смогут разобраться сторонние люди?

Помните, что любой порядок начинается с порядка на рабочих местах, порядка во входящей информации и документах, порядка во взаимодействии и порядка в совершении операций.

Помочь в организации документооборота на Вашем предприятии Вам могут профессиональный консультанты и юристы, специализирующиеся на документообороте.

Метки

Комментарии