Как хранить и использовать личные документы

Мы постоянно используем документы, даже когда об этом не задумываемся. И очень часто мы сталкиваемся с проблемами с документами: их много, мы в них путаемся, ненужные документы постоянно попадаются на глаза, а нужные часто трудно найти, тогда когда они нам нужны. Отдельную проблему представляют копии документов, которые часто нужны, например, паспорта или учредительных документов, которые мы делаем снова и снова и все равно, в нужный момент готовых копий у нас нет, а делать новые копии ксерокопированием иногда долго, а часто и просто нет такой возможности. Все эти проблемы решаются, если есть понимание, какие документы для чего нужны и как их лучше хранить.

Все использование документов можно разделить на несколько типов, различающихся по своему назначению:

  • Обеспечение наших прав – это например паспорт, документы на квартиру или дом. Они позволяют нам совершать действия, например, покупать или продавать; владеть и распоряжаться чем-либо
  • Подтверждение имевших место важных фактов, событий или операций – это например договор купли-продажи машины, диплом о высшем образовании или трудовая книжка. Они позволяют нам доказать, что мы действительно купили эту машину, а не получили ее незаконным путем, купили ее именно за эту сумму, именно тогда и именно у этого человека. Или что мы действительно получили высшее образование по такой-то специальности в этом ВУЗе и имеем соответствующую квалификацию. Или что мы действительно имеем такой опыт работы
  • Как память о личных событиях, важных для Вас или Ваших близких – это например диплом о первом месте на школьной олимпиаде, почетная грамота или благодарственное письмо. Это тоже может быть очень важно для Вас и Ваших детей, но это не имеет особой важности для лиц, не входящих в Ваш близкий круг
  • Справочная документация и инструкции – это например, инструкции по эксплуатации автомобиля, инженерного оборудования или техники
  • Использование информации, отраженной в документах – это например, счет, который нам нужно оплатить, в котором указана сумма и реквизиты получателя. Прайс-лист, по которому мы собираемся сделать заказ или отгруженные нами накладные, по которым произведем анализ продаж

Подход к хранению и использованию этих документов существенно различается

Самые важные в нашей жизни документы, это документы, обеспечивающие наши права:

  • Паспорт
  • Удостоверения, в том числе, водительское
  • Страховки
  • Документы на имущество (дом, квартиру, машину, дачу и другое ценное для нас имущество)
  • Документы на владение ценностями (выписки по лицевым счетам, ценные бумаги, и т.д.)
  • Документы на владение бизнесом или доли в нем (учредительные документы, выписки, справки)
  • Документы на владение авторскими правами (свидетельства)
  • Договора, наделяющие нас существенными правами (договора аренды квартиры, трудовые договора)
  • Иные распоряжения других лиц в Вашу пользу, наделяющие Вас существенными правами и полномочиями (доверенности, распоряжения, согласия и завещания)

К счастью почти все из них не нужны нам для постоянного использования в нашей жизни, за исключением, разве что паспорта, водительского удостоверения и страховок на автомобиль, которые нужно иметь при себе. Все остальные документы этой группы нужно тщательно хранить в надежном месте. И ни в коем случае их нельзя выбрасывать.

Поскольку Вам довольно часто будут нужны копии этих документов, лучше однажды сделайте их скан- или фото-копии.

Возьмите себе за правило, никогда не передавать в руки сторонних лиц самые важные для Вас документы, если им нужны лишь данные из них или копии, а сам оригинал документа не обязателен. Если лицу нужно убедиться в том, что копия соответствует оригиналу, то пусть это происходит в Вашем присутствии, под Вашим контролем. Передавайте оригиналы в руки других людей только по требованию властей или подобных инстанций и всегда проверяйте, что и в каком составе Вам вернули. Будет очень неприятно, если Вы, скажем, передали в банк для открытия счета учредительные документы, что-то Вам забыли вернуть, а Вы ушили и не проверили. Хорошо, если вы таким образом потеряете не самый важный документ, а если последний заверенный экземпляр Устава?

Всегда храните это отдельно от всего остального, никогда не выбрасывайте и обеспечьте этим документам максимальную сохранность и защиту. Выберите хорошее место для хранения, сейф или другое надежное место. Если это надо, Вы можете передать документы на хранение вне дома или офиса, особенно если их безопасность вызывает сомнения.

Если таких документов много, не лишним будет сделать их опись, чтобы иметь возможность удостовериться, что все по-прежнему в сохранности.

Память о личных событиях – это бесценные лично для Вас документы и вещи, которые составляют часть Вашей жизни, но только для Вас. Это могут быть:

  • Старые семейные фотографии
  • Грамоты за Ваши былые, давно забытые заслуги
  • Первые результаты Вашего творчества или дорогих Вам людей
  • Все что угодно, составляющее для Вас большую эмоциональную ценность

Это Вы точно сохраните, даже в пожар или потоп, и вряд ли кто-либо из злоумышленников это похитит. Просто храните это отдельно от всего остального.

Подтверждающие документы - обращение с ними сложнее. Прежде всего, их надо разделить на две группы по срокам:

  • Бессрочные – это например, документы об образовании, происхождении, свидетельства о браке или разводе. Это те документы, срок которых никогда не истечет и они никогда не потеряют свою актуальность полностью и хотя бы теоретически могут понадобиться Вам или Вашим потомкам когда угодно. Их нужно хранить отдельно и никогда не выбрасывать.
  • Срочные – это например договора купли-продажи имущества (не путать с паспортами на имущество и свидетельствами), накладные, гарантийные талоны и документы оплаты к ним. Эти документы надо периодически проверять на предмет их актуальности и необходимости. Вряд ли стоит хранить гарантийные талоны после завершения срока гарантии, или договора-купли продажи, по которым Вы покупали то, что Вы продали пять лет назад. Большинство таких документов имеют четкий срок, а если он не указан, то хранить их следует не более 3-5 лет после момента, когда Вы перестали быть их владельцем

Не смешивайте срочные и бессрочные подтверждающие документы, поскольку хранение и использование их существенно различается.

Возможно, будет полезно составить опись документов, указав их срок хранения. Это позволит легче поддерживать Ваш архив подтверждающих документов в актуальном состоянии. Вы просто посмотрите этот реестр, найдя записи о документах с истекшим сроком, быстро найдете их в общей массе, не просматривая каждый из документов и выбросите их, вычеркнув из их из реестра.

Справочная документация и инструкции – это документация, которую мы получаем вместе с приобретаемыми сложными устройствами, автомобилями, оборудованием, техникой и бытовыми устройствами. Если хранить их все и вечно, то в любом приличном доме довольно быстро наберется довольно внушительная коробка этого «добра». Ведь производителей обязывают буквально все выпускать с инструкциями. Доходит до маразма, например, такое загадочное никому незнакомое устройство, как электрочайник или фен имеют инструкцию. Но насколько нам все это нужно?

Когда Вы приобретаете, какое-то новое для Вас устройство или прибор, инструкция может быть очень полезна, чтобы разобраться с ним. И чем сложнее это устройство, тем больше пользы от инструкции. Но когда Вы разобрались с этим, зачем она Вам нужна? Большинство инструкций доступны сейчас в интернете, и зная модель, ее не трудно найти, если уж Вам она вдруг понадобилась, спустя годы. Поэтому освоив прибор, тут же выбрасывайте инструкции, даже не задумываясь, не превращайте свой дом/офис в музей справочной документации устаревших устройств!

Самые часто используемые нами документы, это те, в которых мы берем информацию, их объем и состав значителен, начиная от счетов, расшифровок и ведомостей и заканчивая товарными накладными и чеками. К счастью большинство из них для нас либо не важны вовсе, либо имеют ценность исключительно как бумажные носители информации. Поэтому лучше не хранить их вовсе, а те документы которые могут понадобиться, как источник информации сразу оцифровывать любым методом: получать их изначально в электронном виде или делать скан- или фотокопии. Благо в наше технически-развитое время это не проблема - почти любым телефоном можно сфотографировать любой документ, и качество будет вполне приемлемым. А оригинал смело выбрасывайте! Чем меньше лишних документов, тем легче навести в них порядок. Лишние документы лишь добавляют хаос.

Учтите, что потеря части информационных документов, возможно, создаст Вам небольшие сложности, но серьезных проблем вряд ли это создаст. На то они и информационные, что эту информацию, как правило, можно восстановить или получить снова из тех же или других источников.

Использование электронных копий документов – очень эффективный способ для любых типов документов, обеспечивающий не только легкий доступ к информации документа, но и сохранность оригиналов. Ведь чем меньше вы будете прикасаться к оригиналу и делать с него копий, тем целее он будет. А электронную копию всегда можно распечатать. Поэтому сразу сделайте скан- или фотокопии всех документов, копии или данные которых могут Вам пригодиться.

Для хранения комплектов документов, которыми Вы сейчас занимаетесь используйте отдельные папки для каждого отдельного комплекта и/или темы. Например, если Вы собираете комплект документов для оформления какого-то своего имущества или осуществления сделки – соберите все имеющее к этому отношение в одну папочку. Когда Ваша работа с документами будет завершена, например, имущество будет оформлено, или сделка совершена - сразу разберите эту папку в соответствии с Вашими обычными правилами хранения, тут же освободившись от всех уже не нужных бумажек, которые были нужны только в процессе.

Для хранения и организации электронных документов существуют прекрасные программы, значительно упрощающие этот процесс. Например, Evernote или его аналоги. Они позволяют использовать раздельные папки для разного типа документов, вводить свою классификацию, ключевые слова, осуществлять удобный поиск. И главное иметь доступ ко всему этому в любом месте. Это приложение синхронизируется между Вашим компьютером и смартфоном, поэтому все эти данные всегда под рукой. Возможности подобных приложений поистине фантастические! Попробуйте и очень быстро вы уничтожите все бумажные документы информационного характера.

Это особенно актуально, если по роду своей деятельности Вам необходимо иметь с собой массу документов и информации. Мы живем в хорошее время, постоянно открывающее для нас новые возможности.

Вы можете использовать аналогичное деление и для организации электронных копий документов. Немного усилий и в Ваших документах воцарится порядок, а Ваша жизнь станет на много проще.

Метки

Комментарии