Какие документы для чего предназначены

В большинстве случаев мы просто живем, совершая действия и не задумываясь о документах. Но в жизни любого человека возникают ситуации, когда без документов возникают сложности, и мы бросаемся оформлять те или иные документы, часто задним числом, совершая новые ошибки, которые когда-то тоже предстоит исправлять.

Чтобы этого не происходило лучше однажды понять простую логику документов и начать дружить с ними.

Любой документ предназначен, прежде всего, для документального отражения факта действия или события и последующего его подтверждения. Поэтому документ это лишь отражение действия, а не само действие и путаница в них возникает только тогда, когда документы расходятся с тем, что на самом деле в происходило. Например, из-за преднамеренного искажения фактов, их сокрытия, не надлежащего, несвоевременного оформления или простых ошибок.

На большинство случаев жизни существуют свои типы документов:

  • Соглашения или договора о намерениях – предназначены для фиксации предварительных договоренностей сторон
  • Договора и контракты - используются для фиксации достигнутых договоренностей в отношении предмета договора и согласия сторон руководствоваться им при взаимодействии для реализации предмета договора. Договора могут быть разных типов: договора купли-продажи, поставки, оказания услуг, подряда, аренды, займа, агентские и трудовые договора и т.д.
  • Уставы и положения– предписывают порядок взаимодействия или выполнения действий. Например, Устав предприятия определят само предприятие и способы взаимодействия его членов, а положение о ведении реестра акционеров определяет каким именно образом вести учет акционеров, какие документы использовать и как регистрировать действия, связанные с акциями
  • Графики оплат, работ или поставок – служат для детального указания сроков выполнения этих действий. Обычно содержат детализацию количества и суммы к определенным ключевым датам
  • Спецификации – это перечни для указания точного состава, количества и основных характеристик, указанного в другом месте состава, который ссылается на спецификацию. Например, спецификация к договору поставки оборудования
  • Протоколы и решения – служат для фиксации принятых важных решений. Например, протоколы голосования, решение единственного акционера, решения суда или протокол об административном правонарушении
  • Приказы и распоряжения – служат для объявления распоряжений и информирования о поставленных задачах или возложенных обязанностях, которые надлежит исполнять лицам или подразделениям указанным в этих документах
  • Акты – используются для фиксации факта завершения действия, например, выполнения услуг, передачи материальных и или нематериальных ценностей, выявления отклонений в количестве (акты недостачи) или качестве (акт дефектации), списания или уничтожения учетных единиц (акты списания или уничтожения). Любое событие или действие, связанное с изменением количества или качества оформляется обычно актами.
  • Акт сверки служит для выявления расхождений в учете взаиморасчетов и расчетах сторон и их устранения. Является соглашением сторон, что задолженность на дату акта является именно такой, как указано в документе и стороны с этим согласны.
  • Накладные – служат для фиксации факта передачи ценностей от одного владельца другому. Это своего рода адаптированный под товары унифицированный акт приема-передачи, только для товаров
  • Ведомости и расшифровки – служат для расшифровки обобщенных сведений, как правило, о вычислениях или начислениях, например, зарплатная ведомость или расшифровка к начислениям за оказанные услуги
  • Калькуляции и расчеты – служат для согласования итоговой стоимости, ее состава и метода калькуляции, например, калькуляция стоимости изделия, объекта или проекта
  • Извещения – используются для уведомления получателей о, каком либо событии или изменении. Например, извещение о смене платежных реквизитов, смене ответственных лиц, о получении товара по заказу, превышению кредитных лимитов или нарушении сроков поставок или оплат
  • Выписки и справки – вид детализированного извещения, который используется для детализации каких-либо событий, действий или состояний. Например, выписка по расчетному счету, содержащая все платежи, справка о задолженности, справка о состоянии работ или заказа
  • Счета – вид финансового извещения, который служит для подтверждения состава и суммы еще не выполненного заказа или итоговой стоимости уже совершенных операций (оказанных услуг или поставленных товаров), которые нужно оплатить. Обычно содержит платежные реквизиты получателя денежных средств и другие идентификационные данные для проведения расчетов (номер договора/заказа, дата и номер счета). Счета не являются документами, подтверждающими сам факт поставки или оказания услуг и не являются основанием для изменения задолженности. Для этого существуют акты и накладные.
  • Платежные поручения, квитанции и чеки – служат для подтверждения факта оплаты, являются подтверждением только в случае проведения через банк, платежную систему, и должны содержать необходимые оттиски, штампы и подписи
  • Подтверждения – используются как извещение для подтверждения запрашиваемой информации
  • Заявления – используется для регистрации просьбы или обращения совершить какое-либо действие, как правило, выполняемые исключительно по личному обращению или запросу. Смысл в том, что эти действия сотрудники организации или учреждения, в которое происходит обращение не могут совершать по своей воле. Для совершения подобных действий нужны основания, в качестве такого основания и выступает заявление. Например, открыть счет, сменить тарифный план, перебросить остатки денежных средств. Также используется как обращение к руководству с просьбой принять меры, когда ситуация или обслуживание не устраивают.
  • Претензии – извещение о факте нарушения прав или обязательств или ненадлежащего их исполнения с описанием ситуации, фактов, подтверждающих претензию и их обоснованием
  • Информационные письма – вид извещения с целью передачи произвольной информации
  • Официальная корреспонденция – это не отдельный документ, а способ организации входящей и исходящей корреспонденции, гарантирующий, что любое входящее обращение или исходящее сообщение зарегистрировано в журнале корреспонденции и сохранено.

Далеко не все из этих документов Вам нужно использовать, но Вам будет легче вести свою документацию, если Вы в этом все же разберетесь.

Для того чтобы в делах был порядок и не возникало путаницы с документами:

  • Используйте документы по назначению
  • Отражайте в них реальные события, имевшие место
  • Оформляйте их грамотно и своевременно
  • Храните их в таком виде, который обеспечивает и сохранность, и удобный доступ к ним
  • На периодической основе проверяйте состояние документации, ее актуальность, достоверность и полноту.

Образцы многих из указанных документов вы можете найти в нашей библиотеке

Метки

Комментарии